Pe scurt: cât timp nu ai niciun salariat, obligațiile de SSM ale angajatorului nu se activează. Din momentul în care semnezi primul contract individual de muncă, ai nevoie — înainte de prima zi de lucru a omului — de evaluarea riscurilor, plan de prevenire și protecție, instrucțiuni proprii, deciziile de organizare, fișe de instruire și fișă de aptitudine de la medicina muncii. La înregistrarea firmei dai o declarație pe propria răspundere că îndeplinești condițiile; declarația nu înlocuiește documentele, doar amână verificarea lor.

Ce semnezi la registrul comerțului

La înregistrare, Legea 359/2004 îți permite să depui o declarație pe propria răspundere că îndeplinești condițiile de autorizare a funcționării, iar oficiul registrului eliberează un certificat constatator care atestă înregistrarea acelei declarații (art. 19 alin. 2). Dacă nu desfășori încă activitate la sediu, declari și acest lucru.

Aici se produce confuzia: mulți înțeleg că nu mai au nevoie de nimic. În realitate declarația mută răspunderea la tine. Din ziua în care începi activitatea cu personal, documentele trebuie să existe, iar la control se cer în forma completă.

PFA fără angajați: ce se schimbă

Un PFA care lucrează singur nu are calitatea de angajator și nu îi revin obligațiile din Legea 319/2006 față de lucrători. Două situații îl aduc totuși în discuție:

Angajează pe cineva — devine angajator, cu exact aceleași obligații ca un SRL.
Lucrează pe șantierul sau în incinta unui beneficiar — care îi va cere fișă de instruire, fișă de aptitudine și, de multe ori, convenție de securitate. Nu pentru că i-o cere legea PFA-ului, ci pentru că beneficiarul răspunde de coordonarea activităților la locul lui de muncă.

Documentele minime, la primul angajat

Document	Temei
Evaluarea riscurilor pe locuri de muncă și posturi de lucru	art. 12 alin. (1) lit. a) din Legea 319/2006
Plan de prevenire și protecție, bazat pe evaluare	art. 13 lit. b)
Instrucțiuni proprii de securitate și sănătate în muncă	art. 13 lit. e)
Atribuțiile SSM înscrise în fișa postului	art. 13 lit. d)
Decizia de organizare a activității de prevenire și protecție	art. 14 din HG 1425/2006
Program de instruire-testare și tematici pe faze	art. 15 alin. (1) pct. 7 și 8 din HG 1425/2006
Fișe de instruire individuală, completate la zi	art. 81 din HG 1425/2006
Fișa de aptitudine de la medicina muncii, înainte de angajare	art. 13 lit. j) din Legea 319/2006
Dispoziții și instrucțiuni de apărare împotriva incendiilor	art. 19 lit. a) și g) din Legea 307/2006
Organizarea primului ajutor, a stingerii incendiilor și a evacuării	art. 10 din Legea 319/2006, art. 19 din Legea 307/2006

Cine are voie să le întocmească

Sunt patru variante legale, prevăzute de art. 14 din HG 1425/2006: angajatorul își asumă el atribuțiile (în condiții stricte), desemnează un lucrător, înființează serviciu intern sau contractează un serviciu extern abilitat. Pentru o firmă la început, ultimele două variante sunt cele realiste — un lucrător desemnat trebuie să aibă contract individual de muncă cu normă întreagă și pregătirea minimă cerută de lege.

Ordinea corectă, în practică

Stabilești obiectul real de activitate și locurile de muncă — nu codurile CAEN de rezervă, ci ce se face efectiv.
Alegi modalitatea de organizare a activității de prevenire și emiți decizia.
Se întocmește evaluarea riscurilor, apoi planul de prevenire și instrucțiunile proprii.
Trimiți omul la medicina muncii și obții fișa de aptitudine.
Faci instruirea introductiv-generală și pe cea la locul de muncă, completezi fișele.
Abia acum începe lucrul efectiv la post.

Partea de situații de urgență

În paralel cu SSM ai obligații din Legea 307/2006: dispoziții scrise privind organizarea apărării împotriva incendiilor, identificarea și evaluarea riscului de incendiu, instrucțiuni și atribuții pe locuri de muncă. Dacă spațiul în care te muți se încadrează în categoriile din HG 571/2016, ai nevoie și de autorizație de securitate la incendiu înainte de punerea în funcțiune — verifică asta înainte să semnezi contractul de închiriere.

Greșeli frecvente

Se amână totul până vine controlul. Documentele nu se pot întocmi retroactiv: fișa de instruire are dată, iar contractul de muncă are și el o dată.
Se cumpără un dosar tip de pe internet, cu posturi și riscuri care nu au legătură cu firma.
Se uită medicina muncii — fișa de aptitudine trebuie să existe înainte de angajare.
Se închiriază un spațiu fără autorizație de securitate la incendiu, iar problema apare la primul control ISU.

Temei legal

Legea nr. 319/2006 — art. 7, 10, 12, 13, 20.
HG nr. 1425/2006 — art. 14-22, art. 15, art. 80^1-98.
Legea nr. 307/2006 — art. 19, art. 30.
HG nr. 571/2016 — categoriile de construcții supuse avizării și autorizării de securitate la incendiu.
Legea nr. 359/2004 — art. 15 și art. 19, declarația pe propria răspundere.

Materialul are caracter informativ și nu ține loc de consultanță juridică.

Pornim dosarul de la zero

Pentru firme nou-înființate întocmim tot pachetul SSM și SU, inclusiv instruirile pentru primii angajați. Sunați la 0765 511 669 sau scrieți la preveniressm@gmail.com.

Citiți și: Obligațiile SSM pentru firmele mici · Medicina muncii și fișa de aptitudine · Documentele SSM cerute la un control ITM